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未だにFAXでのみ、申し込みが可能という状況

お仕事のはなし

税理士業界あるある

税理士業界は平均年齢が60歳を超えているということもあってか、

「まだこんなやり方をしているんですか?」

というびっくりなものがあります。

その中でもあるあるなのが、未だにFAXを頻繁に使うことです。

協同組合の会員になっていると、書籍購入の助成を受けることができるのですが、その申込みが、なぜかFAXのみで受付でしたので、それについて少し書いてみようと思います。

税務署などの役所の場合はそれなりの理由がある

税務署にいた頃、税理士宛に電話連絡をしてFAXによる資料提出をお願いすることがありました。

税務調査の修正申告書のドラフトなんかがそうです。
(今は部署によっては、誤送信の防止のため、郵送のみの対応としているようです。)

なんでFAXなのかというと、Outlookなどのメールは外部と送受信できない(職員のPCはインターネットにつながっていない)ということと、郵送によるやり取りの場合は、配達までに時間がかかってしまうためです。

元々勤めていた先ということで、多少のバイアスがかかっているかもしれませんが、納税者の情報の漏洩を防ぐという観点からインターネットにつながっておらず、それにより、多少の手間がかかってしまうことはしょうがないのかなと思っています。

民間企業なのにFAXのみで申し込み受付けなのはなぜなのか?

ということで、役所はしょうがないとして、民間企業はそういった制約がなさそうに思われるものの、なぜか今回の書籍の申し込みがFAXだけで受付けでした。

助成関係であるため、申込用紙に番号を振るなどして、何かしらを管理しているのかと思いきや、申込用紙を見るに、そのようなことはなさそうです。

また、対象者を特定するような印字がされてきているかというと、そのようなこともなく、住所・氏名・電話番号・所属支部・税理士番号を自分で記載する必要があります。

助成の対象となる書籍の一覧が記載されており、購入を希望する書籍の欄に申込冊数を記載するのですが、この欄のためにFAXのみで受付ということでもなさそうでした。

別にFAXを止めてくれとはいいません

ご高齢の先生などは、メールを使えない方もいらっしゃるかもしれませんし、これまで長きにわたって使い続けてきたFAXの方が、慣れており便利ということなのかもしれません。

なので、FAXでの申し込みを受け付け続けることは、

「どうぞ、ぜひおやりになってください。」

と思うのですが、なぜ、

「メールでも受け付けますよ。」

というオプションを付けてくれないのかが疑問で仕方がありません。

もしも、何らかの管理の観点から、送付されてくる申込用紙でないとNGということであれば、スキャンしたり、携帯のカメラで撮影したものでも、管理はできそうに思いますし(少なくともFAXよりかは鮮明ではなかろうかと。)、申込者を特定することができる情報は申込書に書いていますので、一人で複数回の申し込みを防止するという観点もクリアできるように思います。
(送られてきた紙をはじめにコピーすれば、FAXでも複数回の申し込みが可能だとも思いますし。)

しかも、FAXで受けた情報って、そのまま紙で管理し続けることとなり、管理が大変じゃなかろうかとも思います。

書いていてふと思ったのですが、書籍の発送業務まで見越すと、FAXで受ける(紙で受け付ける)方が、作業がやりやすいといったことがあるのかもしれません。

発送する書籍を対象者ごとに集めて、その上に申込書を置いておいて、発送時のチェック表としても活用できるのかな?なんて考えてみたりしました。

かなり膨大な件数の申し込みを一気に受けているのであれば、そうかもしれませんが、かなり膨大な件数なのか?という疑問もあります。
(というか、多いからこそ、メールやインターネット申し込みが便利なのではないかと思う訳です。)

毎日のことではないので、別にかまいませんが、FAXのみで受付けって、ちょっと、さすがに、もうちょっと変化をする努力をしませんか?と思ってしまいます。

日々精進。

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